Mettre en place votre processus de comptes clients
Un système de comptes clients solide commence avant la facturation :
- Conditions de paiement par écrit : votre contrat doit préciser les modalités de paiement (net 15, net 30, acompte de 50 %)
- Factures claires : incluez le numéro de facture, la date, la date d'échéance, votre numéro de TPS/TVH et le détail des postes
- Rappels automatiques : QuickBooks, Wave et FreshBooks permettent des relances automatiques à 7, 14 et 30 jours
- Analyse du rapport d'ancienneté : vérifiez les comptes clients chaque semaine
Incidences de la TPS/TVH sur les factures impayées
Si vous déclarez la TPS/TVH selon la comptabilité d'exercice, vous devez la taxe dès l'émission de la facture — même si le client ne paie jamais. Il s'agit d'un piège de trésorerie courant.
Options :
- Passer à la comptabilité de caisse : admissible si les revenus taxables annuels sont inférieurs à 1 million de dollars — vous ne remettez la TPS/TVH que lorsque vous recevez le paiement
- Réclamer un redressement pour créance irrécouvrable : si vous avez déjà remis la TPS/TVH sur une facture qui devient irrécouvrable, vous pouvez la récupérer via un redressement (ligne 107 de votre déclaration GST34)
Radiation des créances irrécouvrables aux fins de l'impôt sur le revenu
Une créance devient « irrécouvrable » lorsque vous pouvez démontrer qu'elle est non recouvrable. L'ARC exige :
- Que la créance ait été incluse dans les revenus (comptabilité d'exercice)
- Que vous ayez pris des mesures raisonnables de recouvrement
- Que vous ayez déterminé que la créance est irrécouvrable
Une fois réilisée, la créance irrécouvrable est déductible comme dépense d'entreprise. Si elle est recouvrée ultérieurement, elle doit être incluse dans les revenus de l'année de réception.
Quand avoir recours à une agence de recouvrement ou à la Cour des petites créances ?
Pour les factures de moins de 15 000 $ au Québec (85 000 $ en Ontario), la Cour des petites créances est une option abordable. Les frais commencent à environ 100 à 200 $.
Avant d'escalader :
- Envoyez une lettre de mise en demeure formelle indiquant que vous poursuivrez si le paiement n'est pas reçu dans 10 jours
- Envisagez une agence de recouvrement pour les factures inférieures à 5 000 $ (commission typique : 25 à 33 %)
- Vérifiez si votre assurance entreprise couvre les créances irrécouvrables
Questions fréquentes
Oui — votre contrat type devrait inclure une clause d'intérêts sur les paiements tardifs (typiquement 1,5 à 2 % par mois, composé). Cela crée une base juridique et motive souvent un paiement plus rapide. Vous devez percevoir la TPS/TVH sur les intérêts si la fourniture sous-jacente est taxable.
Non. Les déductions pour créances irrécouvrables ne sont disponibles que pour les entreprises utilisant la comptabilité d'exercice qui ont déjà inclus le montant impayé dans les revenus.
L'ARC exige que les registres commerciaux soient conservés pendant 6 ans à compter de la fin du dernier exercice fiscal auquel ils se rapportent. Cela comprend les factures, la correspondance de recouvrement et la documentation de radiation.
Une radiation supprime le montant total des comptes clients (déclaré irrécouvrable). Une dépréciation réduit la valeur pour refléter le montant recouvrable attendu. L'ARC exige généralement une radiation complète avant d'autoriser la déduction.