Le rapprochement bancaire consiste à faire correspondre vos registres comptables internes avec votre relevé bancaire pour confirmer qu'ils concordent. Pour les PME canadiennes, c'est une obligation — l'ARC s'attend à ce que vos livres correspondent à vos relevés financiers, et les écarts sont un signal d'alarme lors de toute vérification.
La plupart des propriétaires d'entreprise effectuent un rapprochement une fois par mois, immédiatement après la fermeture du relevé bancaire. Fait régulièrement, le rapprochement prend de 15 à 30 minutes. Fait après six mois de négligence, il peut prendre des jours.
Ce que fait vraiment le rapprochement bancaire
Votre logiciel de comptabilité (QuickBooks, Xero, Wave) suit chaque transaction que vous saisissez. Votre banque suit chaque transaction qui a réellement été traitée. Ces deux registres devraient correspondre — mais ils ne correspondent presque jamais parfaitement à un moment donné en raison de :
- Chèques en circulation — émis mais pas encore encaissés par le destinataire
- Dépôts en transit — consignés dans vos livres mais pas encore traités par la banque
- Frais bancaires et intérêts — prélevés par la banque mais pas encore saisis dans votre logiciel
- Effets sans provision (NSF) — un chèque que vous avez déposé et qui a été retourné
- Erreurs — une transaction saisie pour le mauvais montant
La formule de rapprochement
Solde final du relevé bancaire
+ Dépôts en transit
− Chèques en circulation
= Solde bancaire ajusté
Ce solde bancaire ajusté doit égaler votre solde comptable après correction des erreurs et saisie des frais bancaires. S'ils ne correspondent pas, quelque chose ne va pas.
Rapprochement bancaire mensuel : étape par étape
Étape 1 — Rassemblez vos documents
Vous avez besoin de votre relevé bancaire pour la période et de vos registres comptables couvrant la même période. La plupart des banques fournissent des relevés PDF ; beaucoup offrent aussi des flux bancaires directs qui importent automatiquement les transactions dans QuickBooks ou Xero.
Étape 2 — Faites correspondre les transactions compensées
Parcourez chaque transaction de votre relevé bancaire et marquez-la comme « compensée » dans votre logiciel de comptabilité. Toute transaction figurant sur votre relevé mais absente de vos livres doit être saisie maintenant.
Étape 3 — Identifiez les éléments en suspens
Toute transaction dans vos livres qui n'apparaît pas sur le relevé est en suspens. Listez tous les chèques en circulation et les dépôts en transit.
Étape 4 — Ajustez et comparez
Appliquez la formule de rapprochement. Si le solde bancaire ajusté est égal à votre solde comptable, le rapprochement est terminé. Sinon, trouvez la différence.
Étape 5 — Enquêtez sur les écarts
Causes fréquentes : un chiffre inversé (ex. : 962 $ saisi comme 692 $), une double saisie, ou une transaction saisie dans le mauvais compte. Un écart divisible par 9 indique presque toujours une inversion de chiffres.
Pourquoi l'ARC s'intéresse au rapprochement
Le processus de vérification de l'ARC commence par comparer vos revenus déclarés à vos dépôts bancaires. Si vos dépôts dépassent sensiblement vos revenus déclarés, les vérificateurs demanderont des explications. Des rapprochements mensuels propres créent une piste de vérification claire montrant que chaque dépôt est comptabilisé.
Des livres non rapprochés cachent aussi souvent des erreurs de TPS/TVH : crédits de taxe sur les intrants (CTI) manqués, dépenses mal codées, ou TPS/TVH perçue mais non remise. Ces erreurs s'accumulent et deviennent coûteuses à corriger.
Rapprochement des comptes de carte de crédit et de prêt
Le rapprochement bancaire s'applique à tous les comptes du bilan, pas seulement à votre compte chèques. Votre carte de crédit d'entreprise, votre marge de crédit et tout prêt doivent également être rapprochés mensuellement. De nombreux propriétaires d'entreprise sautent cette étape, et c'est là que se cachent les dépenses en double et les soldes incorrects.
| Type de compte | Source du relevé | Fréquence |
|---|---|---|
| Compte chèques d'entreprise | Relevé bancaire | Mensuelle |
| Compte épargne d'entreprise | Relevé bancaire | Mensuelle |
| Carte de crédit d'entreprise | Relevé de carte | Mensuelle |
| Marge de crédit | Relevé bancaire | Mensuelle |
| Prêt commercial | Relevé du prêteur | Mensuelle |
Combien de temps conserver les documents de rapprochement?
L'ARC exige que vous conserviez tous les documents justificatifs pendant six ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Cela inclut les relevés bancaires, les chèques annulés et vos feuilles de rapprochement. Les copies numériques sont acceptées à condition d'être complètes, lisibles et accessibles.
Ressources officielles de l'ARC
Le rapprochement vous prend trop de temps?
MaxRefund gère le rapprochement bancaire mensuel dans le cadre de notre service de tenue de livres. Nous maintenons vos livres conformes à l'ARC toute l'année afin que votre comptable n'ait rien à corriger en fin d'exercice.
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